IKEAドキュメントレタートレイ


 

 

書類の管理に気をかけていますか?

仕事の効率アップを目指すにあたって、まず重要になるのは書類の管理。

書類の整理、デスクの整理は案件の整理、業務の整理へと繋がり頭の整理へと行き着く。

 

このサイトで1番伝えたいこと、それが整理された環境や頭で効率的に作業をするということ。

社会人が使うノートも同じことです。
学生と違い、社会人のノートは「覚えるためのツール」ではないのですから。
モヤに霞む頭の中にある、アイデアやプロセスをしっかりと形にし「見える化」することで整理、それを活用するのが大人スタイル。そしてそれらを手助けするのが社会人のための文具なのです。

 

デスク周辺
▲管理人のサイドデスクとも言うべきスペース

 

奥からファイルボックス、ブックスタンド、そして今回ご紹介したいIKEAのドキュメント レタートレイ

飾らないシンプルさが特徴であるIKEAの書類トレーです。
こだわりを持って、愛着を持って使うアイテムは「安っぽくてはいけない」。
大人は趣味にお金をかけるものであり、またかけられるから大人なのです。

いや、そんなに高くないですけどね(✿ฺ-ω-)

 


▲ 使い出してもう4年立っているので、1年360円くらいですか。高くはないね。

 

 

書類をザックリと分類、「使わないが保存しておかなければならない書類」「稀に使うけど頻度は高くない書類」などはデスク一番下の引き出しにボックスとクリアファイルを使い投げ込んでしまいましょう。その引き出しの1番手前くらいには「定期的に使うけど、普段は使わない書類」なんかがあっても良いですね。
机上の書類は基本、使用している書類だけです。

 

 

関連記事 >> デスクの中は美しく。職場の机「完全活用法」

 

 

そして今回紹介している書類トレーには、現在取り組んでいる案件の資料やメモなどが入れてあります。
管理人もそうですが、会社だとだいたい同時進行でいくつかの企画を持っていると思いますので、「現在稼働中の案件に関わる書類」だけでも結構煩雑としてくるのではないですか?

ついでに1番上のトレーは、管理人が席を外しているときにスタッフが残していく資料やメモ置き場になっています。

 

もちろんそれらも、使い終わったらクリアファイルとインデックスを使用し、“整理”しながら管理します。

 

 

書類の種類は4種類。意識して分類しよう!

  1.  使わないが保存しておかなければならない書類
  2.  稀に使うが頻度は高くない書類
  3.  定期的に使うが普段は使わない書類
  4.  現在稼働中の案件に関わる書類

 

 


▲ こちら管理人が使っている書類立て。底がゴム足になっているのでズレない。これ意外と重要。

 


▲ デスクの1番下の引き出しの中はファイルボックスで整頓。

 


▲ 書類はクリアファイルに入れて保管。「探す」という行為は時間の無駄。

 


▲ クリアファイルと合わせて使用。インデックスをつけることで書類を探す時間を短縮。

 


▲ 読んでもらいたい整理術の本。図解もあってわかりやすく説明されてる。

 

 


詳しくは以下の関連記事を参照
デスクの中は美しく。職場の机「完全活用法」
仕事効率化!インデックス活用ファイル術

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文具まにあ

編集長とある出版社
文房具が大好きな、とある雑誌の編集長。 同僚に文具の魅力を布教しつつ、いずれ紙面で取り上げてやろうと企んでいます。元アパレル販売員で、機能性よりデザイン重視になりがち。